1. Tiêu đề email phải đơn giản, dễ hiểu
Người phụ trách tuyển dụng của công ty sẽ nhận được rất nhiều loại email trong một ngày chứ không phải chỉ phụ trách mỗi chuyện thực tập thôi. Vậy nên, ứng viên phải đặt tiêu đề email thật đơn giản, dễ hiểu, đảm bảo rằng khi người tuyển dụng nhìn vào có thể dễ dàng nhận biết được đây là email xin thực tập.
Đồng thời, lời khuyên thêm nữa là các bạn nên thêm cả tên trường Đại học và tên bạn vào tiêu đề email. Lý do là vì trong một loạt email cùng loại (thực tập), khi bạn chèn cả tên trường Đại học và tên bạn vào sẽ làm cho người tuyển dụng lập tức có thể phân biệt được. Ví dụ: インターンシップへの参加申し込み（タウン大学・佐藤花子）
Các bạn thường sẽ chỉ ghi vỏn vẹn tên công ty như Yamada, Suzuki,…. Nhưng thật ra các bạn cần nên ghi đầy đủ như Công ty Trách nhiệm hữu hạn Yamada, Công ty Cổ phần Yamada,….Nếu không ghi đầy đủ tên công ty sẽ là một sự không tôn trọng và bạn có thể bị đánh giá xấu ngay từ lúc nộp đơn.
* Công ty Trách nhiệm hữu hạn: 有限会社
* Công ty Cổ phần: 株式会社
Đối với tên của người phụ trách tuyển dụng, cần thêm 「様」. Và tên người Nhật có nhiều trường hợp giống nhau cách đọc như Hán tự khác nhau, các bạn cũng nên chú ý điểm này. Ví dụ như cùng cách đọc là 「わたなべ」nhưng có rất nhiều cách viết như:「渡辺」「渡部」「渡邊」「渡邉」
Thêm nữa, như cách viết email thông thường ở Việt Nam mà các bạn hay bắt gặp, thường sẽ được thêm từ “Kính gửi”, trong tiếng Nhật là 「御中」(おんちゅう). Nhưng trong email của Nhật sẽ có một số điểm khác. Trong trường hợp bạn chỉ ghi mỗi tên công ty, thì phía dưới tên công ty bạn sẽ thêm 「御中」. Nhưng trong trường hợp phía dưới tên công ty, bạn có đề cập đến tên người phụ trách tuyển dụng (hay bạn cũng có thể gọi chung là 「ご担当者様」, thì lúc này không cần “kính gửi” (御中) nữa.
Ví dụ:
株式会社タウン
総務部人事課
インターンシップ採用ご担当者様
3. Phần giới thiệu
Trong phần nội dung chính của email, các bạn nên chào hỏi, giới thiệu về bản thân như bạn xuất thân từ trường Đại học nào? Khoa nào? Năm mấy? Họ tên bản thân? Sau đó là dòng thể hiện ý muốn ứng tuyển vị trí thực tập
Trong kính ngữ, có 2 từ để thể hiện sự tôn trọng với công ty đối phương là 「御社」và「貴社」.
Trong đó, 「御社」thường dùng trong văn nói, như khi phỏng vấn, gặp mặt….
Còn「貴社」sẽ được dùng trong văn viết, như khi viết CV, viết email, viết thư,….
Ví dụ:
初めてメールを送らせていただきます。
私は、タウン大学文学部英文学科3年の佐藤花子と申します。
貴社のサイトにてインターンシップ募集の案内を拝見し、
ぜひ応募させていただきたくご連絡いたしました。
4. Động cơ, ý chí của người ứng tuyển
Động cơ, ý chí ứng tuyển chính là câu trả lời cho câu hỏi “Tại sao bạn lại ứng tuyển công việc này?”
Mỗi bạn sẽ có những lý do riêng. Và khi viết phần này, các bạn nên chú ý viết làm sao để nhà tuyển dụng dễ đọc, đọc cảm thấy thú vị, dễ có thiện cảm, và đừng viết quá nhiều những thứ mà ai cũng viết, vì nó sẽ gây nhàm chán khi cả ngày cứ bắt họ đọc đi đọc lại những thứ giống hệt nhau.
Ví dụ:
歴史ある人気の定番商品を数多く手がけつつ、トレンドをいち早く取り込んだ新商品も次々と世に送り出されている貴社の製品作りに惹かれております。お菓子業界きっての企画力と販売力が存分に発揮されている現場で、仕事の仕方、仕事に対する向き合い方を学びたいと考え、応募いたしました。
5. Nên tận dụng tính năng ký tên của email
Trong phần cài đặt của email sẽ có phần cài đặt chữ ký. Trong phần này, các bạn nên chèn các thông tin để người khác dễ liên lạc với bạn khi cần thiết. Các mục cần thêm như: Tên trường, tên khoa, tên bản thân, địa chỉ, số điện thoại nhà, số điện thoại di động, email cá nhân,….
Với các bạn không thích chèn chữ ký, thì khi viết email ứng tuyển các bạn nên thêm phần này vào nội dung cuối email, để giúp nhà tuyển dụng dễ dàng liên lạc với bạn hơn!
Ví dụ:
タウン大学文学部英文学科3年
佐藤花子
〒000－0000
東京都〇〇区〇〇〇0-0-0 〇〇マンション100号
自宅電話：03-xxxx-xxxx
携帯電話：090-xxxx-xxxx
メールアドレス：sato@xxx.ac.jp
Hồng Hiệp
Nguồn tham khảo: townwork.net