Mỗi quốc gia có một tập quán khác nhau trong văn hoá kinh doanh. Hãy tìm hiểu thử một vài bí quyết để có môt cuộc gặp hoàn hảo với đối tác Nhật nhé!
1. Chuẩn bị
Người Nhật thường quyết định cuộc hẹn (thăm công ty, giới thiệu sản phẩm, bàn bạc, ký kết hợp đồng, đấu thầu,….) tương đối sớm, thường sẽ là 2-3 tháng trước. Quá trình chuẩn bị và đặt lịch hẹn sẽ diễn ra như sau:
- Thông báo về việc viếng thăm, hỏi đối tác (có thuận tiện hay không?)
- Nếu được đồng ý, sẽ đến bước tiếp theo là thông báo về thời gian, số lượng người tham dự
- Quyết định thời gian. Nếu như trong quá trình đó có xảy ra vấn đề, các bên sẽ thảo luận để đưa ra các giải pháp (điều chỉnh thời gian, địa điểm….). Chú ý, phải ưu tiên đối tác (chọn ngày thuận tiện cho đối tác)
- Xác nhận lại (thường sẽ cách ngày hẹn 1-2 tuần)
- Chuẩn bị, xác nhận lại tài liệu lại thật kỹ trước khi gặp đối tác.
** Lưu ý, dù là đến công ty đối tác hay đón tiếp đối tác ở công ty mình, thì trang phục chỉnh tề cũng là điều tất yếu. Hãy chỉn chu trang phục dù bất cứ ở đâu, khi nào.
2. Trong chuyến viếng thăm
- Trước khi cuộc hẹn bắt đầu:
- Đến trước 5-10 phút so với giờ hẹn
- Xác nhận với lễ tân và nhận hướng dẫn từ lễ tân
- Cởi áo khoác ngoài để ở cửa ra vào
- Khi được nhân viên hướng dẫn đến phòng chờ, cần chú ý tốc độ đi, vị trí đi đứng ở hành lang, dáng đi cũng rất cần chú ý. Ở Nhật có từ マナー(mana), có thể hiểu là tác phong, với người Nhật マナーrất quan trọng, đặc biệt là trong kinh doanh. Vậy nên, khi đã bước vào môi trường kinh doanh thì mọi hành động, lời nói đều phải thật chuyên nghiệp.
- Hãy nhớ kiểm tra lại các vật mang theo (tài liệu, tắt điện thoại), tránh trường hợp quên mang, đặc biệt là các giấy tờ quan trọng
- Trong khi đợi không nên tỏ vẻ gấp rút, nóng vội (không nên liên tục nhìn đồng hồ, nhịp chân, rung đùi, v.v)
- Khi đối phương vào phòng, lập tức đứng dậy chào hỏi, trao danh thiếp (nếu có thể nên tặng quà)
3. Trong lúc diễn ra cuộc hẹn:
a. Không sử dụng các từ ngữ ”teen”
Những từ như “yabai” có thể sử dụng với bạn bè đồng nghiệp, nhưng không thích hợp sử dụng trong kinh doanh.
b. Với người trên
Không nên dùng「了解です」（りょうかいです）/「わかりました」
Nên dùng「かしこまりました」「承知しました」（しょうちしました）
c. Nên chú ý biểu hiện, biểu cảm gương mặt. Phải thể hiện thật chuyên nghiệp, tự tin, đồng thời cũng phải thân thiện, vui vẻ, thể hiện ý muốn hợp tác lâu dài với đối tác.
d. Khi uống trà/cafe cần chừa lại 1/3 ly (Phía công ty được thăm, cần châm thêm trà/cafe, tránh thất lễ)
e. Trước khi vào vấn đề chính, cần nói một vài vấn đề nhỏ (không mất nhiều thời gian) để tạo sự thoải mái, thân thiện cho đôi bên. Đồng thời, thể hiện sự quan tâm, hiểu biết của mình về công ty đối tác.
Ví dụ như nói về sự hiểu biết của bản thân về công ty đối tác, công ty mạnh ở phương diện nào. Cũng có thể nói đến vài chuyện không liên quan lắm như thời tiết chẳng hạn.
e. Giải thích, giới thiệu (sản phẩm/dịch vụ) sao cho đối tác có thể nắm bắt toàn diện vấn đề nhưng cần chú ý sử dụng hiệu quả thời gian có hạn.
4. Sau khi cuộc hẹn kết thúc
a. Đứng ở cửa chào 1 lần nữa
b. Chào nhân viên lễ tân
c. Gửi thư/điện thoại/email để cảm ơn về chuyến thăm, việc này cần thực hiện cáng sớm càng tốt
Hồng Hiệp
Nguồn tham khảo
[1] https://matome.naver.jp/odai/2146510441746306901
[2] http://bizamurai.com/10201
[3] https://allabout.co.jp/gm/gl/1646