Hướng dẫn chi tiết về việc xin visa ngắn hạn thăm người thân ở Nhật (親族訪問)

Mùa lá đỏ là thời gian tuyệt vời nhất để đưa người thân sang Nhật cùng bạn trải nghiệm hương vị mùa thu tại Nhật Bản. Dưới đây iSenpai sẽ hướng dẫn các bạn về các thủ tục cần thiết để xin visa cho người thân sang thăm ngắn hạn tại Nhật Bản.

I. Thủ tục ở Nhật và Việt Nam

Người nước ngoài đang sinh sống ở Nhật có thể bảo lãnh người thân, họ hàng có quan hệ 3 đời sang Nhật với visa ngắn hạn tối đa trong thời gian 3 tháng. Phần bảo lãnh tài chính do một trong hai phía Việt Nam hoặc Nhật Bản chứng minh.
1. Giấy tờ phía Nhật chuẩn bị
Giấy tờ phía Nhật chuẩn bị có thể điền trực tiếp tử các mẫu pdf trên trang web của bộ ngoại giao Nhật rồi in ra (ký tên, đóng dấu).
Về cơ bản cần có:
+ Giấy lý do mời: http://www.mofa.go.jp/mofaj/files/000262560.pdf
+ Lịch trình: http://www.mofa.go.jp/mofaj/files/000262563.pdf
+ Danh sách người được bảo lãnh (trong trường hợp có nhiều hơn 2 người): http://www.mofa.go.jp/mofaj/files/000262561.pdf
+ Giấy tờ chứng minh nhân thân, công việc (Phiếu công dân 住民票 xin ở Shiyakusho, photo trang đầu hộ chiếu và 2 mặt thẻ người nước ngoài, giấy chứng nhận đang đi học hay đi làm)
Trong trường hợp phía Nhật bảo lãnh tài chính cho chuyến đi cần có thêm:
+ Giấy chứng nhận bảo lãnh: http://www.mofa.go.jp/mofaj/files/000262559.pdf
+ Tối thiều một trong các loại giấy tờ sau của người bảo lãnh:
* Giấy chứng nhận thu nhập (所得証明書, xin tại Shiyakusho)
* Giấy chứng nhận số dư tiền gửi ngân hàng (預金残高証明書, xin tại ngân hàng)
* Bản lưu giấy đăng ký nộp thuế (納税証明書, xin tại cục thuế địa phương, Bản sao)
* Giấy chứng nhận nộp thuế (納税証明書, xin tại cục thuế, bản ghi rõ tổng thu nhập)
2. Giấy tờ phía Việt Nam chuẩn bị
+ Hộ chiếu
+ Tờ khai xin cấp visa
+ Ảnh 4.5×4.5
+ Tài liệu chứng minh quan hệ họ hàng (giấy khai sinh, sổ hộ khẩu, giấy đăng ký kết hôn)
Trong trường hợp phía Nhật bảo lãnh tài chính cho chuyến đi cần có thêm tài liệu chứng minh khả năng chi trả cho chuyến đi:
+ Giấy chứng nhận thu nhập do cơ quan có thẩm quyền cấp
+ Giấy chứng nhận số dư tiền gửi ngân hàng
3. Nộp hồ sơ xin visa
Sau khi phía Nhật Bản chuẩn bị các giấy tờ cần thiết gửi về Việt Nam, người ở Việt Nam tập hợp đầy đủ giấy tờ nộp lên Đại sứ quán Nhật ở Hà Nội hoặc Lãnh sự quán tại thành phố Hồ Chí Minh hoặc các đại lý ủy thác trong danh sách sau: http://www.vn.emb-japan.go.jp/files/000253253.pdf

II. Cách điền một số loại giấy tờ thiết yếu

1. Giấy lý do mời

Phần 1: điền ngày tháng năm. Lưu ý phần năm điền theo niên hiệu Heisei, năm 2018 là Heisei 30
Phần 2: Tên nước bên trái điền: ベトナム. Nếu nộp lên Đại sứ quán thì bạn tick vào ô phía trên 大使 còn nộp lên lãnh sự thì bạn tick vào ô phía dưới 総領事
Phần 3: 招 へ い 人 (thông tin người mời) Nếu mời dưới hình thức cá nhân thì bạn chỉ điền nửa trên, nửa dưới bỏ trống. Thông tin cần điền là tên của người mời cùng địa chỉ, số điện thoại bên Nhật
Phần 4: 査 証 申 請 人 (thông tin người xin visa) Thứ tự điền là Quốc tịch (ベトナム), nghề nghiệp (hãy tra các từ điển Nhật Việt về tên các loại nghề nghiệp hoặc xem phần lưu ý), tên tuổi, giới tính (男 là nam, 女 là nữ), ngày tháng năm sinh.
Phần 5: Lý do mời (Phần này rất quan trọng)
（１）招へい目的 Mục đích mời
Mục đích của việc mời sang. Ví dụ tham quan nước Nhật, gặp bạn bè, tìm hiểu văn hóa Nhật, bàn công việc, v.v…
（２）招へい経緯 Quá trình dẫn tới việc mời sang
Trình bày chi tiết quá trình dẫn tới việc mời người thân sang. Ví dụ do sinh con nhỏ nên muốn mời bố mẹ sang,…
（３）申請人との関係 Quan hệ với người xin visa (Xem phần lưu ý)
Phần 1,2 nên viết ra 1 tờ A4 khác cho đủ ý và tăng tính thuyết phục cho việc xin visa (Ghi trong 2 ô đầu phần 5 là  別紙のとおり). Bạn có thể viết bằng tiếng Nhật hoặc tiếng Anh. Bạn cần viết lý do một cách hợp lý để việc xin visa dễ dàng hơn. Một số ví dụ tiêu biểu:
a. Vì sinh con nhỏ nên muốn bố mẹ sang để tiện việc chăm sóc
b. Muốn bố mẹ sang dự lễ tốt nghiệp trọng đại của cuộc đời mình
c. Muốn giới thiệu tới người thân về Nhật Bản
d. Muốn cùng người thân đi du lịch Nhật Bản
e. Lâu ngày không về nhà nên bố mẹ nhớ và muốn gặp sẽ tình hình học hành công việc như thế nào
…
2. Lịch trình
Lịch trình khá quan trọng trong việc xin visa vì một lịch trình hợp lý sẽ giúp việc xin visa dễ dàng hơn.
Mẫu lịch trình gồm 4 cột: Ngày tháng, hành động, số liên lạc, địa chỉ.
Số liên lạc thường là số của người mời ( 招へい人携帯電話). Địa chỉ thường là của người mời (招へい人実家)

Phần 1 điền ngày tháng năm làm giấy
Phần 2 điền tên người xin visa ở Việt Nam (trong trường hợp nhiều người thì điền tên một người đại diện)
Phần 3: Mẫu mới đã lược bỏ phần này
Phần 4: Cột bên trái ghi ngày tháng năm lần lươt từ ngày sang đến ngày về
Phần 5: Ô này ghi 日本入国 (Tên sân bay ở Việt Nam – Tên sân bay ở Nhật) nghĩa là nhập cảnh Nhật.
Phần 6, phần 7: Số liên lạc và địa chỉ như viết ở trên
Phần 8: Cột này ghi chi tiết các hành động theo từng ngày. Ví dụ tham quan Kyoto, ở nhà người mời nghỉ ngơi,…
Phần 9: nếu không thay đổi địa chỉ và số điện thoại liên lạc thì ghi là 同上 (nghĩa là như trên)
Phần 10: Ô này ghi 日本出国 (Tên sân bay ở Nhật – Tên sân bay ở Việt Nam) nghĩa là xuất cảnh khỏi Nhật Bản.
Phần 11: Có thể ghi địa chỉ trước khi rời Nhật hoặc để trống.
Ví dụ

3. Giấy chứng nhận bảo lãnh

Ghi lại thông tin người mời và người được mời tương tự giấy lý do mời (Lưu ý thứ tự ngược lại và phần người mời có thêm mục nghề nghiệp nhé!). Ngoài ra nếu bảo lãnh cho 2 người trở lên thì bạn cần làm thêm một tờ danh sách người xin visa nữa.
4. Danh sách người được bảo lãnh

Phần 1: Ngày tháng năm
Phần 2: Thông tin người xin visa, người ghi đầu tiên là người đại diện trong danh sách
Phần 3: giới tính (男 là nam, 女 là nữ)
Phần 4: quan hệ với người mời
Phần 5: quan hệ với người bảo lãnh tài chính
Phần 6,7,8,9: Tương tự như trên

III. Lưu ý 
1. Các giấy tờ ở Nhật có kỳ hạn 3 tháng nên bạn cần nộp hồ sơ trong vòng 3 tháng kể từ phần ngày tháng năm ghi trên các hồ sơ.
2. Về chứng minh tài chính: Không co quy đinh bạn cần tối thiểu bao nhiêu tiền trong tài khoản. Hãy ước tính sao cho hợp lý với số tiền mua vé máy bay, số tiền ăn ở đi lại trong lịch trình và nên để số dư ra hơn so với số tiền bạn cần dùng.
3. Tên quan hệ gia đình
母親：mẹ
父親: bố
妻: vợ
夫: chồng
姉: chị gái
兄: anh trai
妹: em gái
弟: em trai
配偶者: vợ hoặc chồng
息子: con trai
娘: con gái
4. Một số loại nghề nghiệp:
農業: Nông nghiệp
主婦: nội trợ (trường hợp phụ nữ về hưu nên ghi thế này thay vì 無職 – không nghề nghiệp)
公務員: nhân viên nhà nước
会社員: nhân viên công ty
教員: giáo viên
学生：học sinh, sinh viên