Chắc hẳn ai cũng đã từng trải qua cảm giác sợ đến toát mồ hôi hột khi biết mình nhầm lẫn trong việc gửi mail. Có thể là gửi nhầm cho người khác, gửi mail hàng loạt nhưng quên BCC, sai nội dung mail, gửi nhầm file đính kèm,… Nhất là ở Nhật, việc bảo mật thông tin rất quan trọng, nếu vì nhầm lẫn mà làm lộ thông tin khách hàng, thông tin quan trọng sẽ dễ gây hậu quả nghiêm trọng ảnh hưởng đến uy tín và hình ảnh công ty.
Vậy trong trường hợp xảy ra nhầm lẫn nên làm gì, và để sau này không lặp lại lỗi sai ấy nữa cần phải làm gì?! Bài viết này sẽ giới thiệu đến các bạn cách để xin lỗi khi nhầm lẫn trong việc gửi mail cũng như cách khắc phục để tránh lặp lại những lỗi này.
Việc cần làm khi phát hiện nhầm lẫn
Một số mẫu mail xin lỗi thường gặp
Như đã đưa ra ví dụ ở phần mở đầu, có khá nhiều lỗi dễ gặp phải khi gửi mail. Sau đây là một số mẫu mail để xin lỗi trong các trường hợp cụ thể.
Trường hợp 1: Gửi mail sai địa chỉ
件名：誤送信のお詫び【〇〇商事/〇〇（名前）】
〇〇株式会社
営業部 〇〇様いつも大変お世話になっております。
〇〇商事の〇〇でございます。先ほどはお忙しいところお電話を差し上げ、申し訳ございませんでした。
下記メールにつきまして、当方の宛先入力の間違いで〇〇様にお送りしてしまいました。
心よりお詫び申し上げます。送信日時：2019/6/4/11：00
差出人：〇〇〇〇
件名：商品説明会のご案内誠に勝手なお願いではございますが、当該メールを削除して頂けましたら幸いです。
今後はこのようなことがないよう、重々注意して参ります。
何卒ご容赦頂けますよう重ねてお願い申し上げます。
以上、宜しくお願い致します。
件名：内容誤記のお詫び【〇〇商事/〇〇（名前）】
〇〇株式会社
営業部 〇〇様いつも大変お世話になっております。
〇〇商事の〇〇でございます。先ほどお送りさせて頂きました「件名：商品説明会のご案内」は
内容を間違えて送信してしまったものでございます。混乱させてしまい大変申し訳ございませんでした。
お手数をおかけし大変恐縮ではございますが先ほどのメールは
削除頂けましたら幸いです。今後は同様のミスが無いよう十分注意致しますのでご容赦頂けますよう
何卒宜しくお願い申し上げます。後ほど改めてお電話を差し上げたいと存じますが取り急ぎメールにて
お詫びさせて頂きます。改めまして、誠に申し訳ございませんでした。
今後ともどうぞ宜しくお願い申し上げます。
Trường hợp 3: Gửi nhầm file đính kèm
件名：添付ファイル誤送信のお詫び【〇〇商事/〇〇（名前）】
〇〇株式会社
営業部 〇〇様いつも大変お世話になっております。
〇〇商事の〇〇でございます。先ほどお送りしましたメールの添付ファイルに誤りがございました。
誠に申し訳ございません。正しいファイルを添付させて頂きますので、こちらにお差し替え頂けますよう
宜しくお願い申し上げます。また、お手数をおかけして恐縮ですが先ほどのファイルは削除して頂けますでしょうか。
今後はこのようなことが無きよう注意して参ります。何卒宜しくお願い申し上げます。
Những việc cần làm để tránh nhầm lẫn khi gửi mail
Rò rỉ thông tin do nhầm lẫn khi gửi mail được cho là nguyên nhân của hơn 10% các vấn đề liên quan đến an ninh của doanh nghiệp. Vì thế tránh được việc nhầm lẫn khi gửi mail cũng là tránh được việc rò rỉ thông tin, đồng thời cũng tránh được các vấn đề về an ninh trong doanh nghiệp.
Để làm được điều đó cần chú ý những việc sau đây:
- Xác nhận lại nhiều lần các mục: Nội dung, địa chỉ mail nhận, CC (gửi nhóm, những người nhận sẽ thấy mail của nhau) hay BCC (gửi nhóm nhưng người nhận chỉ thấy được duy nhất mail của người gửi đến), file đính kèm đã đúng hay chưa,…
(xem thêm tại bài viết: Lưu ý khi gửi business email tiếng Nhật )
Nếu vội vàng, gấp gáp sẽ dễ nhầm lẫn, thế nên hãy dành ra một khoảng thời gian nhất định để có thể rà soát lại các thông tin, nhất là khi gửi mail hàng loạt. - Tắt tính năng tự động nhập địa chỉ mail
Hiện nay rất nhiều công ty sử dụng các công cụ hỗ trợ cho việc gửi mail được nhanh chóng và tiện lợi. Thế nhưng có trường hợp nhiều người nhận trùng họ hoặc trùng tên, hệ thống sẽ hiển thị tất cả các trường hợp trùng khớp, nếu không kiểm tra kỹ địa chỉ mail sẽ rất dễ bị nhầm lẫn. Để không dính phải lỗi này, tốt nhất là tắt tính năng tự động nhập địa chỉ mail. - Sử dụng mật khẩu cho mail và các file đính kèm
Nếu không sử dụng công cụ hỗ trợ thì nên đặt mật khẩu cho file sau đó đính kèm với mail rồi gửi đi. Còn nếu dùng công cụ hỗ trợ, thì việc đặt mật khẩu cho file hoặc cho mail sẽ được tự động hoá.
Việc đặt mật khẩu sẽ tăng cường bảo mật thông tin cho doanh nghiệp, nếu không phải người trong cùng một dự án sẽ không biết mật khẩu và không thể xem được nội dung file/mail. - Kiểm tra định kỳ các danh sách mail
Trong quá trình làm việc với nhiều bên, số lượng mail ngày càng nhiều. Chưa kể đến việc có sự thay đổi về nhân sự ở các công ty đối tác, nhiều thông tin bị thay đổi. Nếu không nắm được những thông tin đã thay đổi này, có thể dẫn đến việc liên lạc không hiệu quả hoặc không liên lạc được khi có vấn đề trong công việc. Vì vậy việc ghi nhận thông tin thay đổi của các bên liên quan và quản lý các danh sách mail là rất quan trọng, cần được thực hiện định kỳ để đảm bảo việc liên lạc luôn đạt hiệu quả tốt nhất. - Rút kinh nghiệm từ những rủi ro khi rò rỉ thông tin
Trường hợp gửi nhầm mail thông thường, tuỳ thuộc vào cách xử lý có nhanh chóng và thành thật hay không, có thể tránh được các vấn đề lớn xảy ra. Nhưng nếu gửi nhầm mail cho các công ty đang cạnh tranh với công ty mình thì đó sẽ là rắc rối lớn. Có thể bị coi là cố ý làm lộ thông tin mật, khi đó trách nhiệm của các bạn sẽ rất nặng nề và có thể phải chịu nhiều tổn thất.
Có 3 nội dung được xem là bí mật của một doanh nghiệp:
– Các việc được quản lý một cách bí mật
– Các thông tin có ích cho doanh nghiệp/cho kỹ thuật sản xuất
– Những việc không được công khai
Nếu tiết lộ các nội dung này, các bạn sẽ vi phạm pháp luật về việc cạnh tranh bất chính, tuỳ thuộc vào mức độ có thể bị phạt tù dưới 10 năm hoặc phạt tiền dưới 1000 vạn yên. Hãy nhớ rõ điều này và cẩn thận các bạn nhé.
Hiện nay việc trao đổi qua mail là việc không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của bất kỳ công ty nào. Việc nhầm lẫn khi gửi mail kể cả người nhiều kinh nghiệm cũng có thể vô tình mắc phải. Với bài viết trên, hy vọng các bạn sẽ tránh gặp phải các rủi ro đáng tiếc, đồng thời các bạn hãy luôn nhắc nhở bản thân làm việc với tinh thần trách nhiệm cao, kiểm tra các nội dung công việc thật kỹ càng các bạn nhé!
Nguồn: Tomonivj.jp