Cùng phải làm việc từ xa nhưng năng suất lao động của các doanh nghiệp Nhật Bản đi xuống, trong khi các nước khác đi lên. Mấu chốt của vấn đề nằm ở việc “số hóa doanh nghiệp”? Tác giả Keiichi Kaya đã có một bài phân tích về vấn đề này trên Gendai Media.
Dưới ảnh hưởng của dịch Covid, con người đã dần thay đổi phong cách làm việc như một biện pháp thích nghi với hoàn cảnh mới. Cùng phải làm việc từ xa, nhưng trái ngược với tình trạng giảm năng suất lao động của Nhật Bản, tại các quốc gia khác như Hoa Kỳ, năng suất lao động lại có chiều hướng được nâng cao.
Theo một cuộc khảo sát của Viện nghiên cứu Persol, tính đến tháng 11 năm 2020, có trung bình 24,7% nhân viên làm việc online toàn thời gian ở Nhật. Trong một cuộc khảo sát tương tự do chính phủ thực hiện, tỷ lệ làm online ở 23 quận của Tokyo là 42,8%, và tỷ lệ trung bình trên toàn quốc là 21,5%. Mặc dù có những sai lệch, nhưng nhìn chung, kết quả của hai cuộc khảo sát trên có sự tương đồng với nhau. Theo đó, tại khu vực Tokyo, tỉ lệ người lao động chuyển sang làm việc từ xa là khoảng 40%, trung bình trên toàn quốc là khoảng 25%. Điểm quan trọng là, ở cả hai cuộc khảo sát, kết quả thu được tại thời điểm ngay sau khi ban bố tình trạng khẩn cấp ( tháng 4, tháng 5/2020) so với thời điểm cuối năm ngoái không có sự khác biệt lớn.
Cho đến nay, chưa có số liệu chính xác về tỉ lệ làm việc online sau khi ban bố tình trạng khẩn cấp lần hai. Nhưng nhìn vào mật độ người tại khu vực đô thị tại thời điểm đó, có thể suy đoán rằng tỉ lệ làm việc online có lẽ cũng không tăng. Theo chính quyền Thủ đô Tokyo, số lượng người tại ga Tokyo (ngày thường) đã giảm khoảng 20% sau khi ban bố tình trạng khẩn cấp lần hai, nhưng so với lần đầu (giảm khoảng 70%), tỷ lệ này là rất nhỏ. Tỉ lệ làm việc online không thay đổi đáng kể nói trên, có thể hiểu, là do sự khác biệt về điều kiện đặc thù của các công ty và các loại hình công việc, có hay không thể làm việc online. Và tỉ lệ này rõ ràng không phải là nhất thời mà thực tế.
Ở một ví dụ cụ thể, tập đoàn Dentsu đã quyết định bán tòa văn phòng của mình do hoạt động kém hiệu quả. Thực tế chỉ có 20% nhân viên của tập đoàn nhận được phân công làm việc từ xa, nhưng ban quản lí thấy rằng, việc sử dụng cùng diện tích văn phòng như trước đây là không cần thiết.
Hay một dẫn chứng khác nữa là Fujitsu, một công ty công nghệ lớn, cũng đang có động thái đáng chú ý cho thấy xu hướng muốn biến hình thức làm việc online trở nên lâu dài, đó là thông báo giảm một nửa diện tích văn phòng. Trong tương lai, việc tồn tại cả những công ty tiếp tục triển khai cho nhân viên làm việc từ xa và những công ty với cách làm việc truyền thống, chắc chắn sẽ có tác động cực kỳ lớn đến giới kinh doanh tại Nhật Bản. Bởi vì, sự chuyển dịch sang làm việc online liên quan mật thiết đến việc số hóa hoạt động kinh doanh(quản lí, đánh giá, báo cáo,… dưới dạng con số).
So với các quốc gia khác, Nhật Bản có tỷ lệ làm việc online cả trước và sau khi dịch bùng phát đều thấp. Theo một cuộc khảo sát của Viện nghiên cứu Nomura, tỷ lệ làm việc từ xa ở Nhật Bản thấp nhất trong số tám quốc gia được khảo sát. Ở Hoa Kỳ, tỷ lệ này trước khi có dịch là 32%, sau khi có dịch thì tăng lên chạm mức 61%. Tại Trung Quốc, cuộc khảo sát chỉ được thực hiện ở khu vực thành thị, và tỷ lệ trước và sau khởi phát dịch lần lượt là 35% và 75%. Trong khi đó, ở Nhật Bản, tỷ lệ này trước khởi phát dịch chỉ là 9% và sau khi khởi phát là 31% (tất cả tính đến tháng 7 năm 2020).
Mấu chốt của sự khác biệt nằm ở việc “số hoá doanh nghiệp”
Vài ngày trước, một báo cáo của chính phủ khi so sánh hiệu quả của hình thức làm việc từ xa giữa Nhật Bản và Hoa Kỳ đã trở thành một chủ đề nóng trên mạng xã hội. Nhiều ý kiến cho rằng, lý do lớn nhất là các tổ chức tại Nhật Bản, về cơ bản, rất mơ hồ trong trách nhiệm của mình, và toàn bộ quy trình kinh doanh không được lập thành văn bản hay quy định rõ ràng. Các doanh nghiệp Nhật Bản cực kỳ miễn cưỡng trong việc làm rõ trách nhiệm cũng như ghi lại quá trình trước khi bắt đầu kinh doanh. Kết quả là, công việc sẽ được bắt đầu vào phút chót, và khi sự cố xảy ra, người ta sẽ xử lý trên theo kiểu bất chợt. Vì tất cả các rắc rối đều được xử lý trực tiếp và bằng cách họp mặt mọi người, diễn biến sự việc cũng chẳng được ghi lại một cách rõ ràng, khi những rắc rối tương tự xảy ra, người ta cũng chẳng thể giải quyết chúng một cách có hệ thống.
Trong những năm gần đây, nhiều vụ làm giả tài liệu của các cơ quan nhà nước đã được phát hiện. Nhìn vào thực trạng hiện nay, ngay cả các cơ quan nhà nước, đáng lẽ là cơ quan đi đầu nhất thì việc tạo và quản lý tài liệu cũng được thực hiện một cách cẩu thả. Như vậy, chẳng có gì lạ khi nhìn ra những yếu kém ở những cơ quan khác.
Trước đây, dù không có các quy tắc rõ ràng, nhưng bằng cách gặp mặt nhau trực tiếp, người ta còn có thể liệu cơm gắp mắm. Đến khi chuyển sang làm việc online, việc thường xuyên liên lạc báo cáo sẽ khó khăn hơn, dẫn đến những thiếu ăn nhập giữa mọi người trong dây truyền. Người ta cũng chỉ ra rằng, so với thế giới, các công ty Nhật Bản đang tụt hậu trong cuộc đua số hóa doanh nghiệp. Nhưng nguyên nhân không nằm ở sự phát triển kỹ thuật công nghệ thông tin mà ở sự chậm trễ trong việc lập hồ sơ doanh nghiệp, văn bản hóa các thao tác và quá trình làm việc. Mà việc này lại có vể rất tẻ nhạt và tốn thời gian.
Sau khi dịch Covid 19 kết thúc, người ta kỳ vọng rằng hoạt động kinh doanh sẽ được số hóa ở mức độ vượt xa quá khứ. Khi đó, chắc chắn sẽ có một khoảng cách to lớn giữa các công ty có thể và không thể đáp ứng với quá trình số hóa.
Theo Gendai Media